Trước khi định mua đồ dùng cho công ty, bạn hãy tập hợp nhu cầu văn phòng phẩm của mỗi phòng ban, bộ phận rồi lên danh sách những thứ cần mua. Cách làm này giúp bạn kiểm soát số lượng, chủng loại các đồ dùng cần đặt mua, tránh việc mua vật dụng văn phòng phẩm này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí. Nhờ đó, bạn còn có thể tính toán trước chi phí mua sắm.

2. Dự trữ văn phòng phẩm ở một nơi nhất định

Đồ dùng văn phòng phẩm, vật tư văn phòng cần được đặt ở một phòng nhất định, giúp việc phân bổ và giám sát dễ dàng. Bạn nên thường xuyên giám sát số lượng còn trong kho để biết các nhân viên trong công ty có sử dụng lãng phí hay không cũng như biết phòng ban nào sắp hết để cấp phát, thu mua kịp thời, phục vụ nhu cầu công việc của các nhân viên.

3. Đưa ra định mức sử dụng

Mỗi loại văn phòng phẩm phải có định mức sử dụng và bộ phận hành chính lập định mức sử dụng cho từng phòng ban và cấp phát theo số lượng đó. Hàng quý, phòng hành chính nên rà soát lại định mức sử dụng văn phòng phẩm và bổ sung cho phù hợp.

Bạn hãy luôn giám sát danh sách các đồ dùng văn phòng phẩm của công ty để đặt mua kịp thời. Bên cạnh đó, bạn có thể kiểm tra xem có nhân viên nào tự ý mang đồ dùng văn phòng phẩm của công ty về nhà hay không.

4. Tái sử dụng khi có thể

Rất nhiều đồ dùng văn phòng phẩm có thể tái sử dụng để tiết kiệm chi phí, bảo vệ môi trường. Với các loại giấy in, chúng ta có thể tận dụng lại các tờ giấy còn trắng một mặt để làm giấy nháp, in tài liệu không quan trọng, tài liệu nội bộ. Công ty có thể đặt thùng giấy tái chế ở gần chỗ ngồi của các nhân viên, gần máy in, máy photocopy…

Bên cạnh đó, các nhân viên có thể chia sẻ những vật dụng mình không dùng đến cho người khác như: kẹp ghim, kẹp bướm, giấy note, bút nhớ, cặp tài liệu… Cách làm này giúp tận dụng tối đa văn phòng phẩm giảm chi phí mua sắm mới khi chưa cần thiết.
 

5. Chọn văn phòng phẩm  chất lượng

Đối với một món văn phòng phẩm, cũng có rất nhiều chủng loại, chất lượng từ thượng vàng đến hạ cám. Thường thì món hàng rao bán được quảng cáo đúng tên gọi, chất lượng có thương hiệu với giá siêu rẻ trong bảng báo giá. Tuy nhiên khi thực tế giao hàng, khách hàng lại nhận được món hàng văn phòng phẩmtương tự nhưng kém chất lượng, sử dụng không được như ý và chúng mau chóng hỏng trong thời gian ngắn.

Như vậy, chi phí cho việc mua đi mua lại các món văn phòng phẩm giá rẻ nhưng chất lượng kém còn hao phí nhiều hơn so với việc mua hẳn một sản phẩm văn phòng phẩm chính hãng chất lượng tốt của các hãng lớn trong nước …